Glossario di archivistica
A
Archivio - Raccolta di documenti privati o pubblici relativi
ad una persona, una famiglia, un ente pubblico o privato; il complesso
di tutti i fondi conservati dall’istituto, ossia il singolo
fondo quale complesso dei documenti prodotti da un ente od ufficio.
L'archivio è la sede in cui la raccolta è stabilmente
collocata: raccolta di atti, testi stampati, documenti giornalistici,
fotografici, televisivi, che possono avere valore documentario.
La tipologia di archivi è molteplice: pubblico, privato,
segreto, comunale, nazionale, di Stato, notarile, ecclesiastico,
giuridico, pontificio, parrocchiale, capitolare (abbazie, conventi,
confraternite, etc.), giornalistico, di accademia, di una TV, etc.
Archivistica - Complesso
delle norme per la sistemazione e il funzionamento degli archivi
e relativa dottrina.
Archiviare - L'atto
di mettere in archivio un documento, dopo averlo archiviato.
B
Busta - Contenitore nel quale vengono tenuti i documenti,
sciolti o raccolti in fascicolo. Anziché buste, possono essere
adoperati per conservare più fascicoli altri tipi di contenitori,
come ad esempio scatole di cartone (più raramente di legno),
che proteggono meglio i documenti.
C
Camicia - [vedi "coperta"]
Catalogazione - Compilazione
di un catalogo, registrazione di un’opera o di una serie di
opere in un catalogo.
Classificazione -
Il modo del classificare l’opera, divisione o distribuzione
in classi, in categorie, aventi lo scopo di dare un ordine alla
varietà dei documenti ed insieme un nome che consente di
individuarli facilmente.
Coperta (o "camicia")
- Sulla quale sono poste le necessarie indicazioni di data, oggetto,
numero, etc., raccolta di tutti i documenti costituenti un fascicolo
(in francese dossier, in inglese file, in spagnolo expediente):
le minute di lettere spedite e gli originali di quelle ricevute,
relative allo stesso «affare» o «pratica».
Più fascicoli di non grande mole si trovano di solito riuniti
in un contenitore, per lo più di cartone, denominato busta,
oppure filza, mazzo, fascio, cartella.
D
Deposito - Affidamento delle carte a un
istituto archivistico, che si assume l’incarico della conservazione,
ma non la proprietà dei documenti. Con questo termine si
indica anche il locale dove si conserva la documentazione, il cui
accesso è generalmente vietato agli utenti dell’archivio.
Documento - Testimonianza
scritta di un fatto di natura giuridica compilata sulla base di
determinate norme, che conferiscono all’atto fede pubblica
e forza di prova. In senso lato, si indica come documento tutta
la documentazione conservata in un archivio, sia essa manoscritta
o a stampa, fotografica o su un supporto informatico o d’altro
tipo. Un documento conservato in archivio può essere in "originale",
o in forma di "minuta" (esemplare originale in bozza)
o in copia (riproduzione dell'originale).
Documentazione informatica
- L’insieme delle tecniche che consentono di far ricorso all’elaborazione
elettronica e all’informatica per la raccolta, classificazione
e registrazione di informazioni in una banca dati e per il loro
rapido reperimento mediante l’esplorazione di opportuni indici
e cataloghi di parole chiave.
F
Fascicolo (o "sottofascicolo")
- Unità archivistica organica costituita dai documenti relativi
allo stesso affare e collocati all’interno di una coperta,
cioè la busta, che di solito è una semplice unità
di conservazione, e contiene quel numero di fascicoli che ne saturano
la capienza. Il dorso di una busta ha di norma uno sviluppo di dieci
o quindici centimetri, e in un metro lineare di scaffalature entrano
in media da sei ad otto buste. Quando è possibile si tende
a dare anche alla busta una unità di contenuto.
Filza - E' una unità
di consistenza e deriva dall'uso medievale di raggruppare i documenti,
in arrivo presso un soggetto giuridico, "infilzandoli"
l'uno sull'altro. Generalmente, i documenti di una filza si presentano
rilegati tramite uno spago che attraverso un foro prodotto dall’ago,
nel quale venivano infilzati i documenti di uso corrente. Il termine,
tuttavia, può essere utilizzato anche per indicare il contenitore
che raccoglie i fascicoli o i documenti sciolti come sinonimo di
busta, faldone, cartella, mazzo, fascio o pacco. Talvolta, poi,
la filza veniva sciolta e le carte che la componevano erano rilegate
in volume, che spesso conservava la denominazione di "filza".
Fondo - La documentazione
conservata in un archivio è raggruppata in serie. Un grande
archivio storico riunisce la documentazione prodotta da molti enti
od uffici (Archivio nazionale, Archivio di Stato, etc.) –
può indicare il complesso dei documenti prodotti da un determinato
ente od ufficio. In questo significato, in luogo di "fondo"
si usa anche il termine archivio. Talora nella descrizione del materiale
archivistico si usa il termine generico «pezzo» per
indicare indifferentemente buste, registri, volumi, etc., specialmente
quando si deve dare la consistenza quantitativa di un archivio,
di un fondo o di una serie.
G
Guida generale - Strumento di corredo
archivistico che descrive, in maniera sommaria, i singoli fondi
conservati in un istituto archivistico.
I
Infilzare - [vedi "filza"]
Inventario - Strumento
di corredo archivistico che descrive, in maniera analitica, le singole
unità archivistiche di un fondo riordinato.
R
Registro - Unità archivistica costituita
da un insieme di carte rilegate, all’interno della quale vengono
effettuate trascrizioni o registrazioni costitutive dell’atto
giuridico. Per esempio, un «registro di conti», un «registro
di protocollo», un «registro dei verbali» di un
organo collegiale.
Riordinamento - Complesso
di tutte le operazioni necessarie per conferire un’organizzazione
sistematica alle unità archivistiche sulla base del principio
teorico detto “metodo storico” o “principio di
provenienza”.
S
Scarto - Operazione con la quale si destina alla distruzione
parte della documentazione di un archivio prima del versamento nell’archivio
storico.
Schedario - Strumento
di corredo archivistico contenente dati ed indicazioni varie, realizzate
su supporto generalmente di piccole dimensioni e conservate e disposte
ordinatamente secondo un determinato criterio; documentazione sistematica
raccolta e conservata per un determinato fine, di solito per l’ufficio
stesso in cui è tenuta.
Schedatura - L’operazione
di schedare: trascrivere su scheda singole forme o interi passi,
che presentano particolare interesse per spogli linguistici o storici.
Segnatura - Il termine
indica l’ordine logico che il pezzo occupa nel fondo archivistico.
Serie (o "sottoserie")
- Raggruppamento di documenti archivistici con caratteristiche omogenee
all’interno di un fondo archivistico.
Sottofascicolo -
[vedi "fascicolo"]
Sottoserie - [vedi
"serie"]
T
Titolario - Sistema di classificazione
articolato in categorie (ed eventuali sottocategorie), in base al
quale i documenti vengono ordinati nell’archivio corrente.
V
Versamento - Passaggio delle carte dagli
uffici produttori all’istituto archivistico incaricato della
conservazione, il quale ne diventa proprietario.
Vincolo archivistico -
Il nesso logico, necessario, che lega tra loro i documenti presenti
in un fondo documentale.
Volume - Unità
archivistica costituita da più fogli rilegati insieme. Fino
al secolo XVIII era uso abbastanza frequente rilegare in volume
le lettere ricevute da un ufficio od altri tipi di documenti.
glossario di archivistica di Domenico
Muscò ( Assoc.
Culturale La Collina di Siena)
Pubblicato in "La Gestione dell'Archivio nelle Organizzazioni
Non Profit"
Volume a cura di Domenico Muscò
© CESVOT - La Collina, Firenze-Siena 2002 - tutti i diritti
riservati
|
